Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde die Einführung der E-Rechnungspflicht zwischen inländischen Unternehmen (inländische B2B-Umsätze) ab 01.01.2025 beschlossen.
Umsätze zwischen inländischen Unternehmern liegen vor, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Keine E-Rechnungspflicht besteht für Lieferungen und Leistungen an ausländische Kunden sowie Privatkunden. Diese werden in der Regel nicht in der Lage sein die E-Rechnung zu verarbeiten und eine klassische Rechnung bzw. ein anderes Format einfordern.
Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Rechtslage bis zum 31. Dezember 2024
Neben Papierrechnungen konnte bereits bisher mit Zustimmung des Empfängers eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Für bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (z. B. ein PDF-Dokument oder eine E-Mail mit den Rechnungspflichtangaben).
Rechtslage ab dem 1. Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung (im Folgenden: E-Rechnung) nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt (z. B. per E-Mail oder über eine elektronische Schnittstelle) und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (Norm EN 16931 oder mit dieser interoperabel). Beispiele hierfür sind: ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und XRechnung.
Alle Rechnungen in anderen Formaten als in der definierten E-Rechnung (also z. B. Papierrechnung, PDF-Dokument oder JPEG-Format), gelten ab dem 01.01.2025 als sonstige Rechnungen.
Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Der Rechnungsempfänger hat kein Anrecht auf eine alternative Rechnungsform, falls er nicht in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen.
Die Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen trifft alle Unternehmer, auch solche, die nur steuerfreie Umsätze ausführen, z. B. Ärzte oder Betreiber von Photovoltaikanlagen. Auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, Pauschallandwirte oder Vermieter von gewerblich genutzten Objekten sind davon betroffen.
Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.
Zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine sonstige Rechnung ausstellen kann.
- Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 kann eine Rechnung für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Die Ausstellung und Übermittlung einer Papierrechnung ist bis dahin umsatzsteuerlich immer zulässig. Für die Rechnungserteilung in einem anderen elektronischen Format bedarf es wie bisher der Zustimmung des Empfängers.
- Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 Verlängerung für Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als netto 800.000 Euro betragen hat
- Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 kann die Rechnungsausstellung und -übermittlung – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) erfolgen.
Für Dauerschuldverhältnisse ist spätestens bis zum Auslaufen der vom Rechnungsaussteller angewendeten Übergangsregelung eine initiale E-Rechnung nach vorstehender Regelung zu erteilen. Dies gilt auch für Dauerschuldverhältnisse, die vor dem 1. Januar 2025 begründet worden sind.
Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung. Folglich berechtigen andere Rechnungsformate mit Ablauf der Übergangsvorschriften nicht mehr zum Vorsteuerabzug. Bei hybriden Formaten (bspw. ZUGFeRD) sind die Angaben im strukturierten Teil (nicht die Angaben in der PDF-Darstellung) steuerlich verbindlich. Dies sollte bei Prüfung der Eingangsrechnung berücksichtigt werden.
Die hier bereitgestellten Informationen dienen lediglich als grober Überblick. Für detaillierte Informationen und weiterführende Details steht Ihnen unter folgendem Link der Entwurf des Bundesministeriums für Finanzen zur Verfügung:
www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-06-14-entwurf-einfuehrung-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=6
Für eine individuelle Beratung steht Ihnen Ihr Sachbearbeiter selbstverständlich gerne zur Verfügung.
